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Höflichkeit im Netz: Knigge für E-Mails

31. Juli 2012

E-Mails im Geschäftsleben

Geschäftlichen Anschreiben unterscheiden sich in ihrer Form kaum von einem Brief. Korrekte Rechtschreibung ist hier ebenso vonnöten wie ein aussagekräftiger Betreff.

Auf lange Texte sollte verzichtet werden, da der Empfänger die Unmengen von E-Mails möglicherweise nur flüchtig liest. Dateianhänge sind auf ein Minimum zu reduzieren bzw. zu komprimieren.

Absolut zu vermeiden sind natürlich die in Privatkorrespondenz üblichen Smilies. Im geschäftlichen Bereich ist die (automatisch einfügbare) Signatur zu beachten, über die es klare gesetzliche Bestimmungen gibt.

Respekt wahren

Wer seinem Chef oder Vorgesetzten eine Mail zukommen lässt, sollte einen freundlichen Umgangston wählen, selbst wenn er mit dem Empfänger per du ist. Respektlosigkeiten und eine allzu lockere oder gar frivole Sprache haben auch hier nichts zu suchen.

 

E-Mail-Knigge

Anrede	Neue Adressaten mit “Sehr geehrte/r Frau/Herr ansprechen. Die Anrede der nachfolgenden Korrespondenz dem Stil der Antwort anpassen.
Betreff	Aussagekräftig und prägnant.
Rechtschreibung	Auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik sowie auf richtige Groß-und Kleinschreibung achten.
Inhalt	Das Anliegen ohne große Einleitung höflich auf den Punkt bringen.
Anhang	Keine riesigen Datenmengen. Gängige Dateiformen wie .pdf und .jpg wählen.
Empfangsbestätigung	Empfangsbestätigung nur bei sehr wichtigen E-Mails wählen.
Grußformel	Persönliche und kurze Grußformel.
Signatur	Die Signatur sollte Position, Adresse und Telefonnummer enthalten.

 

Was gilt es zu vermitteln?

Vor dem Verfassen einer E-Mail sollte sich immer gefragt werden, was für einen Eindruck man beim Empfänger hinterlassen möchte. Ein Germanistikstudent, der seinem Professor einen aufgrund von Schreib- und Tippfehlern fast unlesbaren Text sendet, wird bei diesem einen negativen Eindruck hinterlassen.

Das gilt ebenso für Bewerbungen per E-Mail – ganz besonders, wenn es sich um einen Job im Büro mit viel Schreibarbeit handelt. Generell sollte darauf geachtet werden, dass das aus Chat und SMS gewohntes Verhalten beim Verfassen seriöser Mails abgelegt wird.

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